통관 지연에 대응하는 AI 업무 프로세스: 분석부터 승인까지

부산 세관에서 발주 번호 PO-20116-0117에 해당하는 선적의 통관이 보류됐습니다. 원산지 증명서가 제출되지 않아 9일째 지연되고 있는 상황입니다. 이 글에서는 이 시연 사례를 통해 납기 지연에 대응하는 과정을 살펴봅니다.

통관 지연에 대응하려면 여러 부서가 함께 움직여야 합니다. 각 부서가 확인할 내용은 다음과 같습니다.

• 조달: 계약상 납기 조건과 지연에 따른 위약금을 확인합니다.
• 재고: 현재 재고가 안전재고 기준 아래로 떨어지는지 확인합니다.
• 구매: 대체 공급사를 찾고 추가 발주 방안을 검토합니다.
• 고객지원: 고객에게 지연 사유와 대응 계획을 안내합니다.

핵심은 여러 시스템에 흩어진 정보를 연결하고, 부서별 대응을 하나의 업무 흐름으로 관리하는 것입니다. 온톨로지 스튜디오와 Process GPT가 각각 어떤 역할을 하는지 살펴보겠습니다.

발주와 계약 정보는 ERP에, 선적과 재고 정보는 창고 관리 시스템(WMS)에 저장되어 있습니다. 통관 신고는 관세 시스템에서, 고객 정보와 클레임은 CRM에서 관리합니다. 담당자는 납기 지연의 영향을 파악하기 위해 이 정보를 함께 확인해야 합니다.

같은 품목을 가리키는 식별자도 시스템마다 다릅니다. ERP에서는 item_id, 창고 시스템에서는 SKU 코드, 관세 시스템에서는 별도의 참조 품목 코드를 사용합니다. 담당자가 경험으로 알고 있는 식별자 간 대응 관계를 시스템에서도 활용할 수 있도록 정리해야 합니다.

온톨로지 스튜디오에서는 발주·선적·재고 등 업무 개념과 그 관계를 지식 지도로 표현합니다. 각 개념을 원본 시스템의 테이블에 연결하고, 어떤 컬럼을 기준으로 데이터를 연결할지 조인 규칙으로 정의합니다.

이 구조에서는 데이터를 원본 시스템에 유지하면서 필요한 정보를 연결해 조회합니다. 온톨로지 스튜디오는 개인 컴퓨터에 설치해 사용하는 데스크톱 앱입니다.

지식 지도에 정의하는 두 가지 개념

• 기록에 해당하는 개념: 발주, 선적, 재고, 클레임처럼 원본 시스템의 테이블에 연결되는 업무 정보입니다.
• 규칙으로 판단하는 개념: 납기 지연 위험, 위약금 적용 여부, 안전재고 미달 여부, 재고 커버리지처럼 계산이나 조건 판단이 필요한 정보입니다.

예를 들어 지연이 며칠 이상일 때 위약금을 적용하는지, 현재 재고로 수요를 며칠간 충당할 수 있는지 등을 업무 규칙으로 정의합니다. 규칙이 바뀌면 온톨로지의 해당 정의를 수정해 에이전트가 참조하는 기준을 갱신할 수 있습니다.

업무 규칙을 온톨로지에서 관리하면 현업 담당자가 판단 기준을 확인하고 수정하기 쉽습니다. 여러 에이전트가 같은 기준을 참조하도록 관리하는 데도 도움이 됩니다.

일별 재고나 통관 신고처럼 데이터가 많은 기록은 원본 시스템에 유지합니다. 질의에 필요한 컬럼만 조회해 가져오도록 구성합니다.

시계열 기록을 모두 그래프에 복제하면 저장 공간과 처리 부담이 커집니다. 온톨로지는 데이터의 위치와 관계를 정의하고, 조회와 계산은 원본 데이터베이스에서 수행하도록 역할을 나눕니다.

정보를 연결한 다음에는 업무 순서와 담당 역할, 사람의 승인이 필요한 단계를 정해야 합니다. Process GPT에서는 이를 BPMN 다이어그램으로 설계합니다. 시연 화면은 왼쪽 레인에 사람의 업무를, 오른쪽 레인에 에이전트의 업무를 배치해 역할을 구분합니다.

조달 담당자가 발주 번호와 고객 정보를 입력해 모니터링 대상으로 등록하면 분석이 시작됩니다. 이후에는 프로세스에 정의된 순서에 따라 에이전트가 업무를 수행하고, 앞 단계의 결과를 다음 단계에 전달합니다. 담당자는 뒤에서 설명할 승인 단계에서 대응안을 검토합니다.

① 조달 에이전트

시연에서는 조회 순서를 하나하나 지정하지 않습니다. 에이전트가 지식 지도에서 업무 개념과 원본 데이터의 연결 관계를 확인하고, 필요한 데이터를 조회할 질의를 생성해 실행합니다.

조회 결과, 선적은 원산지 증명서 미첨부로 9일째 통관이 보류된 상태였습니다. 시연의 계약 조건은 납기 지연 시 발주 금액의 2%를 위약금으로 적용합니다. 발주 금액이 $81,307이므로 예상 위약금은 반올림해 약 $1,626입니다.

분석 결과에는 적용한 업무 규칙과 조회 근거도 포함됩니다. 어느 데이터 소스의 어떤 테이블에서 몇 건을 조회했는지 확인할 수 있습니다.

발주는 ERP에, 선적은 창고 시스템에 있지만 온톨로지에 정의한 관계를 바탕으로 함께 조회할 수 있습니다. 발주 번호와 선적의 참조 발주 번호를 연결하는 규칙이 시스템 간 조회의 기준이 됩니다.

② 재고·구매 에이전트

재고·구매 에이전트는 조달 에이전트의 보고서를 전달받아 안전재고 미달 여부를 확인하고 대체 공급사를 비교합니다. 앞 단계의 산출물이 다음 단계의 입력으로 전달되도록 업무 흐름을 구성한 것입니다.

대체 발주는 비용이 발생하는 의사결정이므로, 에이전트가 작성한 대응안을 사람이 검토하도록 구성했습니다.

• 에이전트의 조회 권한: 시연에서는 읽기 전용으로 설정하고, 발주서는 초안까지만 작성합니다.
• 사람의 승인: 팀장이 대응안을 승인해야 다음 단계로 진행합니다.
• 승인 결과에 따른 분기: BPMN 게이트웨이가 선택된 경로로 업무를 전달하고, 결정 내용은 이력에 남습니다.

승인이 완료되면 고객지원 에이전트가 회신 초안을 작성합니다. CRM의 클레임에서 출발해 고객·주문·발주·선적 정보를 차례로 확인하고, ERP와 창고 시스템의 조회 결과를 반영합니다. 회신 본문은 입력 폼에 채워지며, 참조한 시스템과 테이블, 조회 건수도 함께 기록됩니다.

이렇게 통관 지연의 영향 분석부터 대체 발주 검토, 승인, 고객 회신 작성까지 하나의 프로세스로 이어집니다.

각 단계에는 호출한 도구, 입력값, 반환 결과가 기록됩니다. 담당자는 이 기록을 통해 에이전트가 어떤 정보를 사용했는지 확인하고 분석 결과를 검토할 수 있습니다.

이 사례의 핵심은 데이터 관계, 업무 절차, 실행 근거를 각각 명확하게 관리하는 것입니다. 기존 시스템의 연결을 활용하면서 온톨로지와 프로세스를 확장해 새로운 업무에 적용할 수 있습니다.

자세한 내용은 Process GPT와 온톨로지 스튜디오 소개 페이지에서 확인하고, process-gpt.io에서 직접 사용해 보세요.

참고 자료

• 데모 영상 — 공급망 납기리스크 대응 시연 (자막 포함)
• 온톨로지 스튜디오 제품 소개
• Process GPT 제품 소개