원격 회의 — 도우미가 함께 듣고, 자료를 띄우고, 회의록을 남깁니다

그룹 대화방에서 바로 화상 회의를 엽니다. 도우미가 참여자로 들어와 화자별 자막을 띄우고, “견적서 다시 볼까요?” 같은 말에 맞는 자료를 찾아 보여 주고, 회의 중의 부탁을 일로 이어 줍니다. 회의가 끝나면 아무도 누르지 않아도 회의록이 대화방에 남습니다.

왜 대화방에서 회의를 하나#

15장에서는 그룹 대화방에서 글로 이야기했습니다. 이번에는 같은 방에서 얼굴을 보며 회의합니다.

회의 중에 “지난번 견적서”, “평면도 다시 보자”, “출장비 정산 어디까지 갔어요?” 같은 말이 나오면, 누군가 화면을 공유하고 파일을 찾아 헤맵니다. 그런데 그 자료는 이미 Lite 안에 있습니다. 대화방에 공유된 파일, 각자의 산출물, 진행 중인 프로세스, 공유 폴더의 문서입니다.

그리고 회의에서 나온 부탁(“금액을 5% 낮춰서 다시 만들어 주세요”)은 회의가 끝나면 잊히거나 누군가 다시 적어야 합니다. Lite의 회의는 대화방 안에서 열리기 때문에, 회의 내용이 그대로 그 방에 남고 부탁은 제안 카드로 이어집니다.

준비#

따라 하기 1 — 회의 시작과 동의#

1. 15장의 그룹 대화방(장진영·김민지·박서연)을 엽니다.
2. 방 머리줄의 「회의 시작」을 누릅니다. 들어가기 전 화면에서 카메라·마이크를 켜고 끌 수 있습니다.
3. 「받아쓰기와 대화방 기록에 동의해요」를 켜고 「참여하기」를 누릅니다.

동의는 사람마다 따로 합니다. 동의하지 않은 사람의 소리는 브라우저가 서버로 보내지 않고, 서버도 받지 않습니다. 그 사람의 말은 자막과 회의록에 남지 않고, 회의록에는 “동의하지 않은 분”으로 적힙니다.

다른 두 사람도 같은 방의 「회의 시작」(진행 중이면 「회의 참여 · n명」)을 눌러 들어옵니다.

따라 하기 2 — 말하면 자료가 뜬다#

회의에서 오간 말(실습 대본):

김민지의 말이 자막에 뜬 지 1~2초 뒤, 「자료」 패널에 견적서가 떴습니다. 이어서 평면도, 그리고 진행 중인 출장비 정산 프로세스의 진행 상황이 떴습니다. 이 출장비 정산은 김민지가 실측 출장 뒤에 청구한 것으로, 프로세스를 시작하고 결재하는 과정은 18장에서 직접 따라 합니다. 아직 진행 중인 프로세스가 없다면 이 자료는 뜨지 않습니다.

확인할 것

• 자료 카드마다 “도우미가 찾았어요 · 김민지님 "지난번에 보낸…"”처럼 근거가 된 말이 있습니다.
• 진행 상황 카드에는 단계별 상태(출장비 신청 완료 · 규정 검토 완료 · 결재 진행 중 · 장진영)와 단계 산출물(규정 검토 보고서)이 있습니다.
• 자료는 볼 수 있는 사람에게만 뜹니다. 방에 공유된 파일은 구성원 모두에게, 프로세스 진행 상황은 그 건에 관계된 사람에게만 보입니다(18장).

자료는 어떻게 찾나#

15장의 대화방 도우미와 같은 방식입니다. 굴러가는 자막에서 ① 규칙으로 잡담을 거르고 ② 작은 판단 모델이 “자료를 가리키는 말인가, 무엇을 가리키나”를 고릅니다. 판단 모델에는 최근 말 몇 줄만 갑니다. 실습 회의에서 판단 모델은 한 번에 0.33초 남짓(중앙값) 걸렸고, 알아차리는 데 큰 AI 모델은 한 번도 쓰지 않았습니다.

따라 하기 3 — 모두에게 띄우기#

장진영 팀장이 견적서 카드의 「모두에게 띄우기」를 누릅니다. 모든 참여자의 무대(가운데 큰 화면)에 견적서가 열립니다.

각자 자기 사본을 보므로, 김민지가 셀을 고쳐도 다른 사람의 화면이나 장진영 팀장의 원본은 바뀌지 않습니다. 같은 문서를 동시에 함께 고치는 공동 편집이 아니라는 점에 주의하세요. 「내리기」를 누르면 무대에서 내려갑니다.

따라 하기 4 — 회의 중의 부탁#

이어지는 대화:

김민지의 부탁이 「자료」 패널 맨 위에 제안 카드로 뜹니다.

장진영 팀장이 「시작」을 누르면 장진영 팀장의 에이전트가 회의 자막과 띄운 견적서를 받아 일을 시작합니다. 대화방에는 “에이전트에게 맡겼어요 · 견적서 초안 만들기”가 남습니다.

확인할 것: 결과가 나오면 자료 패널에 「에이전트 결과」 카드가, 대화방에 “장진영님의 에이전트 · …” 메시지와 파일이 올라옵니다. 실습에서는 원 견적의 항목은 그대로 두고 공급가액 아래 할인(5%) 행을 추가한 달빛커피_2호점_견적서_5%할인_초안.xlsx가 나왔습니다. 결과가 나오기까지 십여 분이 걸릴 수도 있지만, 회의를 먼저 끝내도 작업은 계속되고 결과는 방에 올라옵니다.

따라 하기 5 — 회의가 끝나면, 방에 남는 기록#

누군가 「회의 끝내기」를 누르면 회의가 끝납니다(「나가기」는 나만 나갑니다). 대화방을 열어 보면 아무도 따로 적지 않았는데 다음이 남아 있습니다.

회의록의 할 일 중 맡을 사람이 정해진 것은 그 사람에게 「시작 / 아니요」 카드로 뜹니다. 맡을 사람이 없으면 참여자 모두에게 뜹니다.

이 기록은 Process GPT 화면에서 같은 방을 열어도 똑같이 보입니다. 회의에 늦게 들어온 사람이나 나중에 방에 들어온 사람도 무엇이 정해졌는지 읽을 수 있습니다.

동의와 스위치#

서버 전체 스위치는 운영 담당자가 서버 설정에서 정합니다(25장).

알려진 한계#

• 6명까지: 참여자의 브라우저끼리 직접 연결하는 방식이라, 현재 버전은 한 회의에 6명까지입니다. 더 많은 인원이 모이는 회의는 다른 화상 회의 도구를 쓰세요.
• 회사 방화벽 뒤: 일부 사내망에서는 브라우저끼리 직접 연결이 막혀 회의가 이어지지 않습니다. 현재 버전에는 이를 대신 이어 줄 중계 서버가 없으므로, 같은 사내망이나 일반 인터넷에서 쓰세요.
• 공동 편집 아님: 「모두에게 띄우기」는 같은 자료를 각자의 사본으로 여는 것입니다.
• 받아쓰기 오류: 받아쓰기가 낱말을 틀리게 적을 수 있습니다(실습에서는 “달빛커피”를 “달빛 커피”로 적음). 자료 찾기는 앞뒤 말과 함께 판단하므로 대개 영향이 없습니다.

다음 장으로#

여기까지가 4부 「팀으로 일하기」입니다. 같은 흐름 — 메일 접수, 평면도·제안서·견적서, 디자인 검토, 견적 검토, 제안 회의, 회신 — 이 고객이 바뀌어도 되풀이된다는 것이 보이기 시작했습니다. 다음 5부에서는 이 흐름을 프로세스로 만듭니다. 먼저 대화로 직접 설계해 봅니다(17장).