종합 과제 — 새 고객 요청을 처음부터 끝까지

지금까지 배운 것을 한 번에 씁니다. 새 고객의 설계 제안 요청 메일 한 통을 받아, 정리 → 초안 → 팀 검토 → 반복 줄이기 → 정식 프로세스 → 개선까지 끝까지 이끕니다. 2~3명이 한 팀으로 2~3시간 동안 하는 과제입니다.

25장까지 장진영 팀장의 일은 혼자 비서에게 묻는 데서 시작해, 팀이 함께 쓰는 정식 프로세스와 그 개선, 그리고 운영까지 왔습니다. 이제 처음 보는 고객의 요청 한 건으로 그 길을 처음부터 다시 걸어 봅니다. 이번에는 장마다 따라 하던 것을 스스로 골라 씁니다.

상황#

목요일 아침, 장진영 팀장의 메일함에 새 고객의 메일이 들어옵니다.

보낸 사람: 솔길베이커리 점포개발팀 <store@solgil-bakery.example>
제목: [솔길베이커리] 판교 3호점 리뉴얼 설계 제안·견적 요청

안녕하세요, 솔길베이커리 점포개발팀입니다.
판교 3호점(전용 약 120㎡, 1층)을 베이커리 카페로 리뉴얼하려고 합니다.
빵 진열대 동선과 좌석(40석 안팎)을 분리하고, 오븐 작업이 손님에게 보이는 오픈 키친을 원합니다.
영업을 오래 멈출 수 없어 공사는 야간 위주로 3주 안에 끝나야 합니다.
예산은 인테리어·가구 포함 1억 8천만 원 이내입니다.
평면도를 포함한 설계 제안서와 견적서를 2주 안에 보내 주세요.

달빛커피 때와 비슷한 일이지만 이번에는 처음부터 팀으로, 그리고 다음번에는 더 빨리 할 수 있게 남기는 것이 목표입니다. 팀장이 묻습니다.

1. 요청을 빠짐없이 정리하고, 2주 안에 무엇을 언제 해야 하나?
2. 평면도·제안서·견적서 초안을 오늘 안에 만들고, 디자이너와 재무 담당의 검토를 거쳐 다듬을 수 있나?
3. 이번에 잘된 방법을, 다음 고객 때는 말 한마디로 다시 쓸 수 있게 남길 수 있나?
4. 이런 요청이 계속 온다. 정식 프로세스로 만들고, 어디서 시간이 새는지 찾아 줄일 수 있나?

팀과 준비#

두 명이면 디자이너와 재무를 한 사람이 맡습니다.

• 각자 자기 계정으로 로그인하고, 장진영이 「설정 › 팀·역할」에서 두 사람을 팀원으로 추가합니다(25장).
• 장진영의 메일함에 위 메일을 넣습니다. Gmail·IMAP을 연결했다면 자기 주소로 실제로 보냅니다. 데모 메일함이라면 강사나 관리자가 5장의 강사·관리자용 방법으로 넣어 줍니다.
• 5단계 이후는 프로세스 엔진이 필요합니다. 관리자에게 프로세스 엔진(./install.sh --profile full)과 마이닝(--with-mining)이 켜져 있는지 확인하세요(1장).

과제#

1단계 — 받고 정리하기 (3~6장, 약 20분, 장진영)#

• 메일이 들어오면 홈에 무엇이 생기는지 봅니다. 문서를 요청하는 메일이므로 비서가 초안을 만들기 시작하고 「Review」 카드가 생깁니다(9장). 초안이 만들어지는 동안 정리를 시킵니다.
• 채팅에서 솔길베이커리 판교 3호점 요청을 표로 정리하고, 2주 안에 할 일을 역산한 일정표를 엑셀로 만들어 줘.
• 중간에 다른 일(예: 다음 주 팀 회식 장소)을 하나 끼워 넣고, 솔길베이커리 이야기로 돌아와 대화가 제대로 나뉘는지 봅니다(4장).
• 산출물 더미에 일정표와 정리 문서가 모였는지 확인합니다.
• 산출물: 요청 정리(문서 카드 또는 파일), 솔길베이커리 … 일정표.xlsx, 대화 목록 화면 캡처(대화 2개 이상, 각 대화의 메시지 수가 보이게)

2단계 — 초안 다듬기 (7~9장, 약 30분, 장진영 · 김민지)#

• 비서가 만든 평면도(.dxf), 설계 제안서(.hwpx), 견적서(.xlsx) 초안을 엽니다. 캐드크래프트가 없는 설치라면 평면도 없이 제안서·견적서만 옵니다(8장).
• 열어 둔 채 말로 두 번 이상 고칩니다. 예: 평면도에서 오픈 키친을 매장 안쪽 벽으로 옮기고 좌석 구역과 진열대 사이에 통로를 1.2m 이상 둬 줘, 견적서에서 야간 공사 할증 15%를 별도 행으로 넣어 줘.
• 고친 뒤 카드에 붙은 검수 결과(「검수됨」 또는 「검수 확인 필요」)와 검수 메모를 확인합니다(9장).
• 산출물: 세 파일의 편집본, 고칠 때 한 말과 검수 메모를 정리한 표

3단계 — 팀 검토 (13~16장, 약 30분, 셋 모두)#

• 공유 폴더 「솔길베이커리 판교 3호점」을 만들고 세 파일을 넣습니다. 김민지는 편집, 박서연은 보기 권한으로 시작합니다(13장).
• 장진영이 채팅에서 @김민지 평면도 오픈 키친 위치 검토 부탁해요, 견적서 카드의 공유 버튼으로 박서연에게 견적서를 보냅니다(14장).
• 받은 사람은 받은 편지함에서 「이어서 작업」으로 자기 비서에게 이어 맡기고, 결과를 다시 공유합니다.
• 셋이 대화방에서 15분 원격 회의를 합니다. “견적서 띄워 줘”처럼 말해 자료를 띄우고, 예산을 1억 8천만 원 안으로 맞출 방법을 정합니다. 회의가 끝나면 회의록이 방에 남습니다(16장).
• 산출물: 받은 편지함 화면(김민지·박서연 각각), 변형 비교 또는 반영 기록, 회의록

4단계 — 반복 줄이기 (10~12장, 약 20분, 장진영)#

• 이번 흐름을 스킬로 저장합니다: 이번 솔길베이커리 건처럼 매장 설계 요청 메일을 받으면 정리표·일정표·초안 세 가지를 만드는 방법을 "매장 설계 제안 초안" 스킬로 만들어 줘. 저장한 스킬을 팀에 공유합니다(10장).
• 매주 월요일 9시에 진행 중인 제안 건의 마감과 남은 일을 요약해 줘로 예약 미션을 만듭니다(11장).
• 「새 패널 만들기」로 제안 파이프라인 패널 앱(고객·단계·금액·마감)을 만들고 달빛커피와 솔길베이커리 건을 기록합니다. 금액이 어떻게 가려져 보이는지 박서연 계정에서도 확인합니다(12장).
• 산출물: 스킬 카드, “예약됨” 칩과 다음 실행 시각, 패널 앱 화면(두 계정)

5단계 — 정식 프로세스로 (17~19장, 약 30분, 장진영 주도)#

• 대화로 프로세스를 만듭니다: 설계 제안 요청 메일이 오면 정리 → 평면도·제안서 초안(디자인 담당 검토) → 견적서(재무 담당 검토) → 팀장 승인 → 회신하는 프로세스를 만들어 줘(17장).
• 「설정 › 팀·역할」에서 디자인 담당은 김민지, 재무 담당은 박서연으로 정하고 프로세스를 시작합니다. 각자 홈에 뜬 「결정」·「입력」 카드로 자기 단계를 처리합니다(18장).
• 관리자 계정이 있다면 마이닝 추천 화면에서 지금까지의 메일 업무가 어떤 흐름으로 묶였는지 보고, 직접 만든 프로세스와 비교합니다(19장).
• 산출물: 프로세스 그림(BPMN), 인스턴스 진행 화면(단계별 담당자와 산출물), 각자 처리한 단계 캡처

6단계 — 개선하기 (20~22장, 약 30분, 셋 모두)#

• 「프로젝트」 › 프로세스 옆 「개선 분석 →」(또는 홈의 「제약」 알림 › 「개선 보기」)으로 개선 화면을 엽니다. 「병목」 탭의 열지도에서 지표를 「대기 시간」으로 바꿔 가장 빨간 단계를 찾고, 단계별 리드타임 분해와 인스턴스별 프로파일로 확인합니다(20장). 실행 기록이 몇 건 안 되면 숫자가 흔들리므로, 몇 건을 더 돌리거나 20장의 예제 데이터로 연습합니다.
• 「가치 흐름」 탭에서 일하는 시간과 기다리는 시간을 나누어 흐름 효율을 읽고, 「제약」 탭에서 가동률이 가장 높은 사람·에이전트를 찾아 제약 이론 5단계(찾기 → 최대 활용 → 종속 → 강화 → 반복)로 개선안 하나를 정합니다(21장).
• 「크리티컬 패스」 탭에서 그 단계가 전체 기간을 좌우하는지(보통·늦을 때) 확인하고, 「개선 실행」 탭에서 개선안을 「담기」로 미리 계산한 뒤 「개선안 적용」으로 새 버전을 만들고 버전별 비교를 봅니다(22장). 새 버전의 건수가 적으면 화면이 「표본 적음」을 붙이니, 효과는 경로가 바뀐 사실 위주로 설명합니다.
• 산출물: 병목 단계와 근거(숫자), 흐름 효율 전후, 개선안과 미리 계산 결과, 전후 비교 화면

발표 (팀당 10분)#

1. 솔길베이커리 요청에서 회신까지 걸린 시간과, 사람이 직접 한 일과 비서가 한 일의 목록
2. 2단계에서 고친 말 중 한 번에 안 된 것과 그 이유
3. 6단계에서 찾은 병목과 개선안, 예상 효과와 실제 효과

평가 기준 (예시)#

생각해 볼 거리#

• 비서가 묻지 않고 초안을 만드는 것은 빠르지만, 잘못 이해한 요청으로 시간을 쓸 수도 있습니다. 어떤 종류의 메일에는 초안 전에 사람이 먼저 확인해야 할까요?
• 보관함 덕분에 비서는 비밀번호를 모른 채 사이트에 로그인합니다. 그래도 사람이 반드시 승인해야 하는 동작은 무엇일까요?
• 스킬(한 사람이 한 에이전트로 하는 일)과 프로세스(여러 사람과 역할이 넘겨받는 일)의 경계는 어디일까요? 이번 과제의 일 중 스킬로 충분한 것과 프로세스여야 하는 것을 나눠 보세요.
• 6단계에서 찾은 병목이 사람의 검토 단계였다면, 에이전트에게 맡기는 것과 검토 기준을 바꾸는 것 중 무엇이 나을까요?

과제를 하다 막히면 부록의 27장 한 장 요약에서 장마다 쓴 말과 버튼을, 28장 자주 묻는 질문에서 설치·비용·보안 질문의 답을 찾아보세요.