프로세스 마이닝 — 즉흥적으로 해 온 일이 정식 프로세스가 되기까지

메일 한 통에서 시작해 사람과 에이전트가 주고받은 일은 인계 기록으로 남습니다. 같은 흐름이 몇 번 쌓이면 프로세스 마이닝이 그 패턴을 찾아 관리자에게 추천하고, 관리자가 정식 등록하면 다음 비슷한 메일부터는 그 프로세스가 알아서 시작되어 단계마다 맞는 사람과 에이전트에게 갑니다.

위에서 그리기 vs 아래에서 찾기#

17장에서는 프로세스를 위에서 그렸습니다. 장진영 팀장이 흐름을 말로 설명하고, 비서가 BPMN으로 만들었습니다. 18장의 출장비 정산도 누군가 미리 그려 둔 정의였습니다. 흐름을 이미 알 때 좋은 방법입니다.

그런데 대부분의 일은 처음부터 프로세스로 시작하지 않습니다. 달빛커피 2호점 건도 메일 한 통으로 시작해 9장~16장을 거치며 그때그때 처리했습니다. 이렇게 즉흥적으로 해 온 일의 기록에서 반복되는 흐름을 아래에서 찾는 것이 프로세스 마이닝입니다.

무엇이 기록되나 — 인계 기록#

Lite는 메일로 시작한 일을 한 사례(case) 로 묶고, 그 사례 안에서 일이 넘어갈 때마다 인계 기록을 한 줄씩 남깁니다. 형식은 Process GPT의 인계 기록과 같습니다.

인계 기록 한 줄에는 누가 → 누구에게, 무슨 일을, 언제, 어떤 도구(캐드크래프트·한글·엑셀)와 스킬로 했는지가 들어갑니다.

따라 하기 1 — 지난 기록 쌓기#

마이닝은 사례가 4건 이상 쌓여야 패턴을 찾습니다. 이 장의 화면은 장진영 팀이 지난 두 달 동안 처리한 비슷한 요청 네 건의 인계 기록을 연습용 데이터로 넣고 찍었습니다. 실제 회사라면 몇 주 동안 저절로 쌓이는 기록입니다.

네 건 모두 같은 순서로 흘렀습니다.

요청 메일 접수(장진영) → 평면도 작성(도면 에이전트) → 제안서 작성(제안서 에이전트) → 견적서 작성(견적 에이전트)
  → 디자인 검토(김민지) → 견적 검토(박서연) → 제안 회의(장진영) → 고객 회신(장진영)

따라 하기 2 — 마이너가 패턴을 찾는다#

Lite 서버는 1분마다 Process GPT의 프로세스 마이너(반복 흐름을 찾는 계산 서비스)에게 “반복되는 흐름이 있나?”를 묻습니다. 마이너는 AI 모델 없이 정해진 계산으로 찾으므로, 같은 기록이면 늘 같은 답이 나옵니다.

1. 사례마다 활동 집합을 만들고, 집합이 60% 이상 겹치는 사례끼리 묶습니다(서로 다른 업무가 한 모델로 뭉치지 않도록).
2. 묶음 안에서 절반 이상의 사례에 나온 활동을 핵심 활동으로 보고, 가장 흔한 순서를 주 흐름으로 잡습니다.
3. 단계마다 누가 맡았는지(역할·담당자), 에이전트가 맡은 비율, 쓴 도구와 스킬을 셉니다.

사례가 아직 진행 중이면(마지막 단계에 닿지 않았거나 방금 움직였으면) 기다립니다. 진행 중인 사례로 추천하면 뒤 단계가 빠진 흐름이 나오기 때문입니다.

실습에서는 기록을 넣고 1분 안에 이런 추천이 생겼습니다(이름과 요약은 AI 모델이 붙이므로 실행마다 다를 수 있습니다).

따라 하기 3 — 관리자에게 온 추천#

추천은 관리자에게만 갑니다. 관리자의 홈에 “반복되는 흐름을 찾았어요: 설계 제안·견적 대응” 알림 카드가 뜹니다. 카드 설명에는 몇 건이 어떤 순서로 처리됐는지가 적혀 있습니다.

최근 4건의 메일 업무가 같은 순서(요청 메일 접수 → 평면도 작성 → 제안서 작성 → 견적서 작성 → 디자인 검토 → 견적 검토 → 제안 회의 → 고객 회신)로 처리됐어요. 정식 프로세스로 등록할지 정해 주세요.

관리자가 아닌 사람이 마이닝 화면(주소 끝 /mining)을 열면 이렇게 보입니다.

알림 카드나 마이닝 화면의 추천을 열면 다음이 보입니다. 이 장의 관리자 화면은 별도의 관리자 계정으로 찍었습니다.

따라 하기 4 — 정식 등록#

관리자가 「정식 등록」을 누르면, 마이너가 그때까지의 사례로 흐름을 한 번 더 도출한 뒤 Process GPT의 프로세스 정의 저장 경로 그대로 저장합니다.

「보류」를 누르면 추천은 접히고, 같은 패턴은 다시 추천하지 않습니다. 사례가 더 쌓여도 결정은 그대로이고 근거만 늘어납니다.

따라 하기 5 — 다음 메일은 프로세스로#

정식 등록 뒤 새 설계 요청 메일이 오면, 비서는 임시 초안을 만드는 대신 등록된 프로세스를 시작합니다. 메일을 받은 사람의 채팅에는 이렇게 남습니다.

○○ 메일은 정식 등록된 '설계 제안·견적 대응' 프로세스로 처리할게요. 평면도·제안서·견적서는 단계별 에이전트가 만들고, 재무 검토는 재무 담당에게 넘어가요.

그 아래 프로세스 카드가 붙고, 이후는 18장과 같습니다. 실습에서는 장진영 팀장의 메일함에 새 메일(“[온유한의원] 판교점 인테리어 설계 제안과 견적 요청드립니다”)이 도착하자 1분 안에 정식 프로세스가 시작됐습니다.

세 에이전트 단계가 끝나자(실습에서 약 15분) 디자인 검토가 김민지에게 갔습니다. 김민지의 홈에는 앞 단계 산출물(평면도·한글 제안서·견적서) 칩이 붙은 「입력 · 디자인 검토」 카드가 뜹니다.

확인할 것: 단계마다 담당이 정해져 있습니다. 실습 인스턴스의 할 일은 요청 메일 접수·제안 회의·고객 회신 → 장진영, 평면도·제안서·견적서 작성 → 세 에이전트, 디자인 검토 → 김민지, 견적 검토 → 박서연으로 배정됐습니다.

다음 장으로#

정식 프로세스가 돌기 시작하면, 이제는 인계 기록 대신 단계마다 시작·끝 시각이 정확히 남는 실행 기록이 쌓입니다. 다음 6부 「프로세스 개선」에서는 이 기록으로 어느 단계에서 일이 쌓이는지(20장), 가치를 만드는 시간과 기다리는 시간이 얼마인지(21장), 전체 기간을 정하는 경로가 무엇인지(22장)를 찾아 고칩니다.